Spanish Translation of the Model Constitution/Bylaws for Chapters (PDF)
Background and Disclaimer
What follows is a translation of the Model Constitution and Bylaws published by ASHRAE as one document and approved in early 2014.
The translation is a consensus developed by a) representatives from the five Spanish-speaking Latin American chapters, b) a joint work session held in Monterrey, March 14, 2014 with leaders from the three Mexico chapters, and c) emails and similar exchanges.
The only exception to its being a fully faithful translation, is in the inclusion of an important section 8.4.1 which addresses a process to follow-up in the case of a member's unethical conduct. The consensus document also adopted what was considered the best option when choice was presented in the basice Model Constitution/Bylaws.
In the case of a contradiction between the translation and the original document, the words in the original formally approved document (in English) are to prevail.
REGLAMENTOS
DE LOS CAPITULOS
ASOCIACION AMERICANA DE INGENIEROS EN CALEFACCION, REFRIGERACIÓN,
Y AIRE ACONDICIONADO, INC.
Junio 8, 2014
Aprobado por la SOCIEDAD: _________________
ARTICULO I –NOMBRE Y TERRITORIALIAD.
1.0 El nombre de la organización es Capítulo________ (en lo sucesivo "Capitulo") de la Asociación Americana de Ingenieros en Calefacción, Refrigeración y Aire Acondicionado, Inc. (en lo sucesivo "Asociación").La(s) principal (es) área(s) de servicio sujetas a este Capítulo es (son) . La ciudad sede en la que se sostendrán reuniones regulares es
ARTICULO II – OBJETIVOS
2.0 Los objetivos del Capítulo son exclusivamente para fines científicos y educativos, e incluye de manera enunciativa no limitativa: (a) el avance en las ciencias de calefacción, refrigeración y aire acondicionado y demás relativas; (b) la educación continua de los miembros y otras personas interesadas en tales ciencias a través de intermedio de conferencias, demostraciones y publicaciones; (c) el proveer a los estudiantes de las ciencias guía en sus carreras y asistencia financiera; y (d) fomentar la investigación científica.
ARTICULO III – PODERES
El Capítulo tendrá el poder para desempeñar todas las actividades legales y aquéllas que se consideren necesarias para la debida y exitosa realización de los objetos y efectos por los cuales opera y se encuentra organizada, de acuerdo a lo contenido en el Certificado de Consolidación, Reglamentos (Bylaws) y Normas de la Mesa Directiva de la Asociación (Rules of the Board), y disposiciones fiscales aplicables para asociaciones sin fines de lucro.
3.1 El Capitulo no se conduce para ganancia financiera de sus miembros. Ninguna parte de los ingresos netos del Capítulo se pagará o estará de cualquier modo disponible para el beneficio personal de propietarios, empleados, o accionistas. Todos los puestos del Capítulo, no generaran honorarios. No se pagará a los Miembros emolumento salarial u otra compensación; y ningún aspecto de las actividades del Capítulo consistirá en la prestación de servicios particulares para miembros individuales.
3.2 El Capítulo no tendrá autoridad para actuar a nombre y por cuenta de la SOCIEDAD, y una nota al respecto deberá imprimirse en la papelería del Capítulo; el Capítulo no puede usar el nombre de la SOCIEDAD, excepto como parte integral de su propio nombre; el Capítulo puede usar el emblema de la SOCIEDAD de acuerdo con el reglamento de la Mesa Directiva de la SOCIEDAD; y el Capítulo no podrá contraer obligaciones financieras y contractuales a nombre de la SOCIEDAD.
3.3 El Capítulo puede emitir y editar publicaciones y/o sitios web/descargas/documentos de acuerdo con el Reglamento de la Mesa Directiva de la SOCIEDAD. Algunas publicaciones específicas para miembros tales como hojas informativas del capítulo, listas de miembros y directorios de productos, pueden ser distribuidas a personas que no son miembros, siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el apartado 3.2. Ciertos documentos de ASHRAE, una vez designados, podrán ser traducidos de acuerdo al Reglamento de la Mesa Directiva de la SOCIEDAD.
3.4 El Capítulo puede contribuir, afiliarse, o ser miembro en cualquier sociedad, asociación, Junta, u otras organizaciones de conformidad a lo establecido en el Reglamento de la Mesa Directiva de la SOCIEDAD.
3.5 El Capítulo no tiene el poder de recomendar, avalar, o aprobar productos, servicios, publicaciones, personas o entidades para la promoción de intereses privados.
ARTICULO IV – MIEMBROS, CUOTAS Y FINANZAS
4.1-Limitantes: La Asociación estará integrada, de pleno derecho, por aquéllos miembros que se han incorporado adecuadamente al capítulo y que vivan en la zona geográfica de éste, de acuerdo a lo establecido por la “Mesa Directiva de la SOCIEDAD".
4.2-No Residentes: Sin perjuicio de lo anterior, un miembro de la SOCIEDAD que resida en la zona geográfica de un capítulo, puede elegir ser miembro de otro capítulo. Los miembros pueden elegir pertenecer a más de un capítulo.
4.3-Grado:Los miembros mantendrán el mismo grado de membrecía tanto en el capítulo como en la SOCIEDAD.
4.4-Derechos y privilegios: Todos los miembros del capítulo tendrán los mismos derechos y privilegios, excepto aquéllos que no hayan pagado sus cuotas del capítulo, gravámenes, u otros cargos dentro de los noventa (90) días siguientes a su fecha de vencimiento no tendrán derecho a los privilegios de voto o el derecho a la elección o el nombramiento como funcionario, gobernador o presidente del comité del Capítulo. Los derechos y privilegios de un miembro son de carácter personal, por lo que no pueden delegarse o transferirse, salvo en lo dispuesto en el Artículo VI, apartado 6.7.
4.5-Suspensión.En caso de que un miembro no pague es su totalidad los derechos, cuotas, gravámenes y otros cargos, dentro de los seis meses posteriores a la fecha de vencimiento, se suspenderán todos los derechos y privilegio otorgados por la membrecía del Capítulo. Estos podrán ser restituidos en caso de pago total del adeudo. La mora en el pago de las cuotas del Capítulo o de otros cargos no afectará la posición del miembro Todos los derechos y privilegios como miembro del capítulo se suspenderán en casos que cargas no se han pagado dentro de seis meses de ser debidas. Pero se restablecerían en caso de todos los pagos cumplidos. Atrasos en pagos de deudas al capítulo no tendrán efecto en la posición (grado) del miembro en la SOCIEDAD.
4.6-Terminación. La membrecía queda extinguida con la muerte del miembro, por el cambio de su residencia principal a la zona geográfica de otro Capítulo, excepto por lo establecido en el Artículo IV, apartado 4.2, y al recibir una notificación por escrito por parte del miembro, de la terminación de su membrecía. En el caso de terminación, ni el antiguo miembro, ni sus representantes, heredados legatarios, tendrán derecho, título, o interés alguno en el capítulo o sus bienes.
4.7-Expulsión.Un miembro podrá ser expulsado de la SOCIEDAD y de su Capítulo, únicamente por conducto de la Mesa Directiva de la SOCIDEDAD. Para tal efecto, la junta de gobernadores del capítulo ante su Secretario de la SOCIEDAD, levantará por escrito acta circunstanciada de los hechos y la acompañará de las pruebas que la apoyen. Véase también el 8.4.1
4.8-Cuotas de la Sociedad. Las cuotas anuales de la membrecía en la SOCIEDAD, que se modificarán de tanto en tanto por la SOCIEDAD, se pagarán directamente a la SOCIEDAD.
4.9-Cuotas del Capítulo. La junta de Gobernadores del Capítulo, a discreción y sujeto a la aprobación mediante voto de los miembros, podrá imponer cuotas, pagos, y otros recargos que sean razonables y necesarios para cubrir los actuales costos de operación del capítulo. Asimismo, determinará la fecha de vencimiento de tales pagos.
4.10-Año Fiscal. El año fiscal del Capítulo terminará el 30 de Junio de cada año.
ARTICULO V – OFICIALES, NOMBRAMIENTO, ELECCION, VACANTES, REMOCION,
Y “COMITÉ REGIONAL DE CAPITULOS”
5.1-Titulos. Los oficiales del capítulo serán un Presidente, un Presidente-electo, Vicepresidente, Secretario,
Tesorero, y __________________. (Consulte la última versión del Manual Operativo del Capítulo para actualización)
5.2 Puestos Múltiples. Con la excepción del Presidente del Capítulo, un mismo miembro puede utilizar múltiples puestos.
5.3 El Presidente. El presidente será el oficial ejecutivo principal del Capítulo, ejercerá una dirección general sobre los asuntos del Capitulo y supervisará de manera general a su oficiales, sujetos al control de la Junta de Gobernadores. El Presidente, de tanto en tanto, reportará a los miembros y a la Junta todos los asuntos de los cuales conozca y sean de interés para el Capítulo y requieran de su atención; presidirá todas las reuniones de los miembros y de la Junta; firmará y ejecutará todos los contrato a nombre del Capitulo u otros instrumentos autorizados por la Junta de Gobernadores, excepto en aquéllos casos donde la firma y ejecución sea expresamente delegada o licenciada por el Junta o este Reglamento, a otros oficiales o agentes del Capítulo. En algunos países el representante legal nombrado por la Junta de Gobernadores del Capítulo es el único que puede ejercer contractos. El Representante legal podrá participar en le Junta de Gobernadores para estar enterado de la actividades del Capítulo en las que se estaría involucrando.
5.4 Presidente-electo. El Presidente-electo sucederá automáticamente en el cargo al Presidente al finalizar éste su mandato. En ausencia del Presidente, el Presidente-electo ejercerá todos los poderes y cumplirá con las obligaciones del Presidente. Además, el Presidente-electo, con suficiente antelación a la Conferencia Regional de Capítulos, designará a los presidentes de los comités a efecto de que puedan asistir a los talleres de la Conferencia Regional de Capítulos, en el periodo previo a su participación activa como presidentes designados de los comités de los Capítulos. Se deberá fomentar especialmente la participación en la Conferencia Regional de Capítulos, a aquéllos nombrados como presidentes de comités de Actividades Estudiantiles; Promoción de Membrecías; Promoción de Investigación, Transferencia de Tecnología, Actividades con el Gobierno, y Bases Históricas. Previo a la reunión anual, el Presidente-electo deberá completar las designaciones de nombrando por lo menos a (2) dos miembros del comité para cada una de las comisiones permanentes del Capítulo.
5.5 Vicepresidente. En el caso de ausencia del Presidente y del Presidente-electo, el Vicepresidente ejercerá los poderes y cumplirá con las obligaciones del Presidente.
5.6 Secretario. El secretario es responsable de:
5.6.1 Conforme a este reglamento y según lo requiera el Presidente, deberá notificar de las reuniones a los miembros y a la Junta de Gobernadores.
5.6.2 Levantará actas en cada reunión del Capítulo y de la Junta de Gobernadores, e inmediatamente, remitirá una copia de dichas actas al Presidente Regional y al Vicepresidente Regional para Transferencia de Tecnología (a capítulos).
5.6.3 Enviará la hoja informativa del Capítulo al Editor de la publicación oficial de la SOCIEDAD.
5.6.4 Mantendrá una lista de miembros, un registro de su asistencia, y libros, papeles y registros que la Junta de Gobernadores del Capítulo solicite, los cuales estarán a disposición para su consulta por cualquier miembro de la Junta de Gobernadores.
5.6.5 Notificará de manera inmediata a los miembros de su postulación, elección o nombramiento de algún cargo.
5.6.6 Informará periódicamente a los miembros del capítulo sobre sus cambios, modificaciones y/o actualizaciones de la operación del capítulo y de los acuerdos aprobados.
5.6.7 Mantendrá las actas de reuniones del capitulo y el registro de acuerdos aprobados por la Junta de Gobernadores.
5.7 Tesorero. El tesorero recibirá todos los fondos, incluyendo cuotas, deudas, cargos, y otros gravámenes, depositándolos a nombre del Capítulo en bancos u otros depósitos. El Tesorero liberará fondos únicamente cuando sea autorizado por el Junta de Gobernadores del Capítulo y mantendrá el debido registro de ingresos y egresos y exhibirá dichos registros, dentro de un tiempo razonable, a cualquier miembro del Junta de Gobernadores. Elaborará un informe financiero completo durante la reunión anual del Capítulo, y entregará una copia al Presidente Regional. Mostrará mensualmente el presupuesto contra lo real. Además, de no existir instrucciones en contrario por parte de la Asociación, el Tesorero completará, ejecutará y archivará cualquier declaración o devolución incidental de impuestos federales o locales. Cheques preparados por el Tesorero también deben de ser firmados por otro oficial autorizado del Capítulo (se puede eliminar esta frase)
5.8 Obligaciones adicionales. Todos los oficiales deberán cumplir con las obligaciones inherentes a sus respectivos cargos y aquéllas otras dispuestas por estos Reglamentos, o asignadas por la Junta de Gobernadores.
5.9 Derecho a reelección. Los oficiales y miembros de la Junta serán elegidos por el término de un año, pero pueden ser reelectos por el mismo periodo. El Presidente puede ser reelegido por un periodo consecutivo adicional en el mismo cargo. Si esto sucede, el presidente-electo necesitará también ser reelegido de acuerdo con el procedimiento de elección en la Sección V.
5.10 Responsabilidades del Comité de Nominación. El Comité (véase 8.3.1.1) deberá seleccionar de entre los miembros elegibles para desempeñar un cargo, un candidato para cada oficina excepto la de Presidente, y por cada miembro que sea elegido para el Junta de Gobernadores deberá recabar una declaración escrita de que el candidato es miembro de pleno derecho (good standing) en la SOCIEDAD y consiente presentarse para las elecciones.
No menos de treinta (30) días antes de la reunión de ________(indiquen el mes), el Comité de Nominaciones presentará al Secretario los nombres de los candidatos seleccionados junto con sus declaraciones.
5.11 Nominaciones por los Miembros. Pueden hacerse nominaciones adicionales de manera verbal en dicha reunión, de miembros de pleno derecho que consientan de manera oral o escrita ser candidatos. Si en esa reunión hay más de una nominación verbal para cualquier oficina o puesto en la Junta de Gobernadores, deberá realizarse una votación para elegir el nombre del candidato opositor, que será incluido en la papeleta de votación.
5.13 Voto y Elección. En no menos de diez días previos a la siguiente reunión del capítulo, en caso de elecciones por correo, el Secretario enviará a los miembros con derecho a voto, por esa misma vía, la papeleta de votaciones; en caso de elecciones durante las reuniones, enviará una declaración informativa. Asimismo, el Presidente elegirá a tres (3) escrutadores para que asistan a las elecciones durante las reuniones. El Junta de Gobernadores o los escrutadores, o ambos, inmediatamente contarán los votos. El candidato que reciba la mayoría de los votos efectuados para cada oficina, será declarado electo. Si hay un empate en las votaciones, deberá realizarse una votación final para elegir al candidato con mayoría de votaciones. (run-off)
5.14 Instalaciones. Oficiales y miembros de la Junta de Gobernadores serán instalados en la reunión anual del capítulo, y deberán ocupar sus cargos al principio del nuevo año fiscal de la SOCIEDAD.
5.15 Vacantes. Cada vez que haya una vacante en alguna oficina por renuncia u otro motivo, excepto en la oficina del Presidente-electo o de algún miembro de la Junta de Gobernadores, este último tendrá el poder de ocupar dicha vacante en la siguiente elección anual e instalación, y dicho oficial gozará de los mismos deberes, derechos y privilegios que su predecesor. Si el Presidente muere, renuncia o es removido de sus funciones, el Presidente-electo inmediatamente tomará el cargo de Presidente por el resto del término de funciones de su predecesor. Si el periodo por el cual el Presidente-electo en funciones de Presidente es menor a seis meses, él/ella continuará en el cargo de Presidente por el siguiente año de la SOCIEDAD, por consiguiente, el cargo de Presidente-electo quedará vacante hasta las siguientes elecciones anuales del capítulo. Si el Presidente-Electo muere, renuncia o es removido de sus funciones, o toma el cargo de Presidente por más de seis meses de acuerdo a lo antes establecido, se llevará a cabo una elección especial para llenar esa vacante.
5.16 Remociones. Cualquier oficial o miembro de la Junta de Gobernadores puede ser removido de su cargo cuando vote así por lo menos las 2/3 partes de los miembros presentes en una reunión regular, cuando así lo consideren los miembros, tomando en cuenta lo que más beneficie al Capítulo. El aviso de reunión del Capítulo deberá señalar que un asunto de urgente importancia para el capítulo será sometido a votación de los miembros y su subsecuente acción.
5.17 Elección de Delegados. La Junta de Gobernadores –electos deberá elegir de entre sus miembros, un delegado y su suplente para la Conferencia Regional de Capítulos. Al menos uno de dichos delegados deberá ser un oficial-electo del Capítulo. Los delegados serán nombrados en la reunión anual del Capítulo. Para el Primer día laborable de junio, el Secretario del Capítulo certificará por escrito para el Secretario de la SOCIEDAD y para el Presidente Regional, los nombres de dichos delegados.
5.18 Periodos. El delegado y el suplente del ejercerá el cargo por un periodo de un año (1), comenzando en el primer día hábil del mes Julio posterior a su designación. Ningún miembro puede ser electo para fungir como delegado por más de dos periodos consecutivos (2); ningún miembro podrá ser electo para fungir como delegado suplente por más de dos (2) periodos consecutivos; y ningún miembro podrá ser electo en cualquiera de dos cargos por más de cuatro (4) periodos consecutivos.
5.19 Obligaciones. Las obligaciones del Delegado y Delegado suplente serán señaladas de tanto en tanto por la SOCIEDAD. Deberán formular recomendaciones respecto a políticas, procedimientos y operaciones de la SOCIEDAD del Capítulo, de las ramas estudiantiles del Capítulo, en fomento de las reuniones del Comité de Acción Regionales. Deberán asistir a estas reuniones. Sugerirán candidatos para la Mesa Directiva de la SOCIEDAD, para sus comités, para diversos honores y reconocimientos otorgados por la SOCIEDAD. Deberán participar en la elección de un miembro y un miembro suplente para el Comité de Nominaciones de la Asociación; y deberán reportar a la Junta de Gobernadores, lo referente a la celebración de negocios en la Conferencia Regional de Capítulos y/o el Comité de Acción CRC, junto con cualquier recomendación para las actividades del Capítulo.
5.20 Vacantes y Remociones. Cuando cualquier delegado se vea imposibilitado para cumplir sus funciones, la Junta de Gobernadores designará otro delegado. Cualquier delegado puede ser removido de sus funciones por la Junta de Gobernadores, si a su juicio, conviene a los intereses del Capítulo.
ARTICULO VI - REUNIONES DE MIEMBROS
6.1 Reuniones Periódicas. Las reuniones del Capítulo deberán llevarse a cabo de manera mensual de ____ a____ en el lugar y horario señalados por la Junta de Gobernadores.
6.2 Reunión Anual. La reunión anual del capítulo referente a la instalación de oficiales, Junta de Gobernadores, y anuncios de nombramientos del Comité, se llevará a cabo en el mes de _____ en el lugar y horario señalado por el Junta de Gobernadores.
6.3 Reuniones Especiales. El presidente tiene la discreción de convocar reuniones especiales del capítulo, o a solicitud del Junta de Gobernadores o por el 15porciento de los miembros con voto.
6.4 Notificaciones de Reuniones. El Secretario deberá notificar de manera oportuna a todos los miembros la fecha, el lugar, y la hora de reuniones, en caso de reuniones especiales, el propósito de la misma.
6.5 Quórum. El quórum para la transacción de negocios en la reunión del Capítulo consistirá del 15 por ciento de los miembros con derecho a voto, no obstante no, se llevará a cabo ninguna transacción de negocios a menos que esté presente la mayoría del Junta de Gobernadores.
6.6 Voto de Mayoría. Se requiere una mayoría de número de votos de manera personal o por poder para aprobar cualquier asunto, excepto en los casos establecidos en este reglamento.
6.7 Votos por Poder. Un miembro puede votar mediante poder realizado por escrito donde conste la fecha y firma de quien lo otorga. Ningún poder tendrá validez después de 90 días posteriores a su elaboración, a menos que en él se estipule lo contrario.
ARTICULO VII –JUNTA DE GOBERNADORES (BOG)
7.1 Deberes. La Junta de Gobernadores debe administrar las propiedades y actividades del Capítulo. Podrá llevar a cabo todos los asuntos del Capítulo que no requieran de la participación de todos los miembros del Capítulo. Para ello deberá reportar brevemente de estas actividades en la siguiente reunión del Capítulo.
7.2 Composición. La Junta de Gobernadores estará integrada por los oficiales,y un mínimo de dos miembros elegidos de acuerdo con el Artículo V.
7.3 Reuniones. Será discreción de la Junta de Gobernadores, elegir el lugar, día y hora para sus Reuniones Periódicas. El presidente, a discreción o por solicitud escrita de dos miembros de la Junta de Gobernadores, podrá convocar a una reunión especial.
7.4 Quórum y Mayoría de Votos. El quórum consistirá en la mayoría de miembros presentes en persona; para aprobar cualquier otro asunto, se requiere la mayoría de votos de miembros presentes en persona o mediante poder, excepto que se estipule lo contrario en este Reglamento. Los poderes deberán observar las formalidades contenidas en el Artículo VI, 6.7.
7.5 Notificaciones de Reuniones. El Secretario deberá notificar de manera oportuna a todos los miembros la fecha, el lugar, y la hora de reuniones, en caso de reuniones especiales, el propósito de la misma.
7.6 Nombramiento al Comité de Auditoría. En la reunión de Juntas de Gobernadores previa a la reunión anual del Capítulo, la Junta de Gobernadores-Electa deberá designar a los miembros del Comité de Auditoría, conforme lo establecido en el artículo 8.3.2.1. Los nombramientos serán anunciados durante la Reunión Anual.
ARTICULO VIII – COMITES
8.1 Generalidades. Todos los Comités del Capítulo serán designados como Comités Permanentes o Comités Especiales. Los Comités Permanentes son obligatorios y de naturaleza continua, mientras que los Comités Especiales son creados para un propósito(s) específico(s) y se pueden disolver una vez que se han cumplido sus objetivos.
8.2 Nombramiento. Excepto por lo aquí indicado, los miembros y presidentes de comités permanentes se nombrarán por el presidente-electo de acuerdo al Artículo 5.4.
8.3 Comités Permanentes. Los comités permanentes son esenciales para las actividades del capítulo, regionales y de la SOCIEDAD. Caen en dos categorías: obligatorios, y opcionales con propósitos esenciales para el conducto del capítulo.
8.3.1 Los Comités Obligatorios son: de Nominación; de Acción CRC; Actividades Estudiantiles; Promoción de Membrecía; Fomento de Investigación; Transferencia de Tecnología, e Histórico.
8.3.1.1 Comité de Nominación del Capítulo. El Comité de Nominación estará integrado por cinco miembros de pleno derecho, al menos 6 (seis) meses previo al CRC. En dicha reunión, la Junta de Gobernadores entregará sus nominaciones para el comité a los miembros. Pueden hacerse nominaciones adicionales verbales por miembros en esta misma reunión. Un miembro de la Junta de Gobernadores puede formar parte del Comité de Nominación, pero no en la Presidencia. El comité será elegido por el capitulo en una de sus reuniones. Se sugiere que el comité de nominación se asegure que los integrantes de la Junta de Gobernadores, al menos deberán ser 2/3 partes ex presidentes.
8.3.1.2 Comité de Acción CRC. El Comité de Acción CRC determinará cuáles son asuntos de mayor importancia para el capítulo; obtendrá las biografías para posibles candidatos para varios premios y honores de las oficinas regionales, comités, y de la Asociación; dará asesoría al delegado y al delegado suplente en acciones que deban ser presentadas a nombre del Capítulo ante la CRC. El presidente de este comité deberá ser un ex presidente del Capítulo.
8.3.1.3 Comité Actividades Estudiantiles. El Comité Actividades Estudiantiles (SAC) deberá asistir y cooperar con otras organizaciones técnicas y científicas para influir en la educación matemática y científica a nivel de enseñanza básica, media y superior, ayudará en la formación y/o mantenimiento de ramas estudiantiles del capítulo; ayudará en la participación del Capítulo en cursos de continuidad educativa y actividades relacionadas. El presidente de este comité deberá asistir al CRC (para la primavera de CRC, con el presidente entrante)
8.3.1.4 Comité Promoción de Membrecía El comité Promoción de Membrecía (MP) deberá fomentar la solicitud de aquellos que son cualificados a ser miembros en la SOCIEDAD, deberá fomentar el aumento de la participación de los miembros en los asuntos del Capítulo y de que avancen en el grado de su membrecía en la SOCIEDAD. El presidente de este comité deberá asistir a la CRC (para la primavera de CRC, con el presidente entrante)
8.3.1.5 Comité Promoción de Investigación. El Comité Promoción de Investigación(RP) deberá gestionar una campaña anual para obtener inversiones para “ASHRAE Research”, “ASHRAE Foundation” y “Education” por intermedio del “ASHRAE Learning Institute”. Se espera que el presidente del comité participe en el Taller de Entrenamiento Centralizado RP, y en la Reunión Especial del Comité Regional cuando lo requiera el Vicepresidente Regional de Fomento a la Investigación.
8.3.1.6 Comité Transferencia de Tecnología. El Comité Transferencia de Tecnología(CTTC) deberá desarrollar programas de enlace, coordinar detalles técnicos para conferencistas en programas y sesiones técnicas durante reuniones del capítulo; incluyendo equipo de altavoces, hospedaje y viáticos, igual que servir como anfitrión en las reuniones; deberá coordinar los esfuerzos del capítulo mediante acuerdos con instituciones educativas de la zona para continuar con cursos de enseñanza continua, desarrollará una oficina de conferencistas para presentar pláticas y seminarios a los capítulos y las regiones. Presentará los puntos de PAOE (Presidential Award of Excellence) relacionados con programas del capítulo. El comité entregará reportes de manera oportuna al Vicepresidente Regional de Transferencia de Tecnología. El presidente de este comité deberá asistir al CRC (para la primavera de CRC, con el presidente entrante)
8.3.1.7 Comité de Actividades de Gobierno El Comité de Actividades de Gobierno deberá proveer de información actual y relevante para los miembros de ASHRAE referentes a las actividades del gobierno en sus comunidades o en las áreas de su interés. Subsecuentemente, los miembros participantes deberán ayudar a mantener informados al personal de sus capítulos, regiones y de la SOCIEDAD de Actividades Gubernamentales, sobre actividades del gobierno de interés para ASHRAE. Además, entregará a los miembros información relativa a actividades gubernamentales a nivel local, obteniendo retroalimentación del Capítulo y de miembros individuales actividades gubernamentales. Tendrá a disponibilidad herramientas de alta calidad para entrenar y permitir que los miembros del capítulo tengan un efecto positivo en las interacciones con las entidades gubernamentales de sus comunidades, especialmente en el uso de publicaciones de ASHRAE y el avance de la agenda política de ASHRAE; fungir como cámara de compensación con entidades de gobierno que adopten normas aprobadas, las directrices y las posiciones desarrolladas por ASHRAE. Fomentar una membrecía informada y activa al mantener a las entidades gubernamentales locales, municipales y estatales actualizadas en asuntos técnicos.
8.3.1.8 Comité Histórico. El Comité Histórico debe recolectar y preservar hechos, fotografías, archivos, y registros de acontecimientos notables relacionadas con la historia del capítulo. El presidente de este comité deberá asistir al CRC (para la primavera de CRC, con el presidente entrante)
8.3.2 Los Comités Opcionales cuyos Propósitos son Esenciales para funcionamiento del capítulo son:
Auditoría, Refrigeración, Recepción, Publicidad, Asistencia, Presencia, Publicaciones (o “Hoja informativa”), Honores y Premios, Eventos Especiales, y Sección del Capítulo(si es apropiado). Las obligaciones y funciones de cada Comité Opcional (varias de las cuales pueden ser ejercidas por un solo presidente) son los siguientes:
8.3.2.1 Comité de Auditoría – Estará constituido por tres miembros, ninguno de los cuales podrá ser miembro de la Junta de Gobernadores, y deberá elegir a su propio presidente.
8.3.2.2 Comité de Refrigeración. El Comité de Refrigeración deberá fomentar actividades en refrigeración de la SOCIEDAD, mediante la promoción de los intereses y esfuerzos de aquellos miembros cuyo interés principal sea la refrigeración; proveerá u organizará pláticas técnicas en refrigeración para los miembros en las reuniones regulares del capítulo; promoverá los seminarios y los programas de educación continua en el campo de la refrigeración, patrocinados por el Capítulo. Las actividades del Comité de Refrigeración deberán coordinarse con las del Comité Transferencia de Tecnología, y en la ausencia de un Comité de Refrigeración, el Comité Transferencia de Tecnología se encargará de las actividades señaladas en esta sección.
8.3.2.3 Comité de Recepción. El Comité de Recepción debería promover el compañerismo entre los miembros y extenderá cordiales bienvenidas a visitantes y nuevos miembros de la SOCIEDAD.
8.3.2.4 Comité de Publicidad. El Comité de Publicidad hará público el nombre, propósitos y actividades del capítulo en un esfuerzo para atraer a miembros calificados; y reportará a los medios de información sobre actividades de interés público del capítulo.
8.3.2.5 Comité de Honores y Premios. El Comité de Honores y Premios estará constituido por un presidente y al menos dos (2) miembros adicionales, preferentemente ex presidentes de capítulos. El Comité de Honores y Premios deberá promover el reconocimiento de miembros destacados del capítulo, dentro del mismo Capítulo, la Región, la SOCIEDAD, Sociedades asociadas y en la comunidad. El Comité debería presentar nombres de miembros calificados del capítulo al Comité de Acción CRC (con la excepción de que algunos reconocimientos de excelencia deben ser transferidos directamente a otras entidades en la SOCIEDAD como la Society Honors and Awards Committee, o Scholarship Trustees).
8.3.2.6 Comité de Asistencia. El Comité de Asistencia será responsable de contactar a cada miembro del Capítulo previo a cada reunión o evento agendado, para asegurarse de que recibieron la notificación respectiva y confirmar el número esperado de participantes.
8.3.2.7 Comité de Publicaciones y Hojas Informativas. El Comité de Publicaciones debería obtener noticias de interés para los miembros del capítulo y supervisar la publicación la hoja informativa del capítulo.
8.3.2.8 Comité de Eventos Especiales. El Comité de Eventos Especiales debería encargarse de los arreglos para cualquier evento especial auspiciado por el Capítulo o de cualquier otro evento al cual se ha invitado a los miembros del capítulo.
8.3.2.9 Comité de Sección del Capítulo. Cuando en alguna área del Capítulo se haya definido que no recibe los servicios del Capítulo, se podrá formar un Comité de Sección del Capítulo para iniciar y mantener secciones dentro del área del Capítulo. El presidente del Capítulo nombrará un representante para cada sección quien se mantendrá en coordinación con el Capítulo.
8.4 Otros Comités. Los Comités Adicionales serán conocidos como Comités Especiales y serán designados en cualquier momento por el Presidente, con el asesoramiento y aprobación de la Junta de Gobernadores, y será dado a conocer en la siguiente reunión del Capítulo.
8.4.1. Comité de Ética Inter-capítulos. Cuando sea necesario, debe ser integrado por lo menos por 3 capítulos de la región y conformado por 2 miembros de cada capítulo nombrados por su Junta de Gobierno correspondiente, todo esto con el propósito de evaluar una infracción al código de ética. El exponente del conflicto no tiene derecho a voto. Este comité podría sugerir la remoción del miembro del Capítulo.
8.5 Vacantes. Cuando un miembro rechace ser nombrado para un comité, o cuando hay una vacante por renuncia u otra razón, el presidente del Capítulo, con el asesoramiento y aprobación de la Junta de Gobernadores, nombrará otro miembro del capítulo para servir en ese comité.
8.6 Remociones. Cualquier miembro de un Comité, nombrado o elegido, puede ser removido de su cargo por aquellos autorizados al nombramiento o elección de tal miembro, si a su juicio resulta en beneficio de los intereses del Capítulo; excepto que el Presidente podrá remover a un miembro sólo con el asesoramiento y aprobación de la Junta de Gobernadores.
8.7 Asistencia a Reuniones de la Junta de Gobernadores. Los Presidentes de comités deberán asistir a reuniones del Junta de Gobernadores cuando se les requiera por el oficial que preside, pero no tendrán derecho a votar en dichas reuniones.
ARTICULO IX – REGLAS DE ORDEN
9.0 Reglas de Orden. Excepto por lo establecido en este Reglamento, la celebración de reuniones de los miembros se regirán por las Reglas de Orden de Robert (Revisado recientemente).
ARTICULO X – ENMIENDAS
10.1 Poderes y Limitaciones. Todos los artículos de este Reglamento serán objeto de modificación o revocación, de acuerdo con el Certificado de Consolidación, los Estatutos y Reglamento de la Mesa Directiva de la SOCIEDAD y la normativa fiscal aplicable a las organizaciones sin fines de lucro o las disposiciones correspondientes de la legislación fiscal aplicable.
10.2 Por la “SOCIEDAD”. Las enmiendas a estos Estatutos establecidos en las directivas escritas de la Secretaría de la SOCIEDAD, se adoptarán por mayoría de la Junta de Gobernadores. Copias escritas de dichas modificaciones deberán enviarse por el secretario del capítulo a todos los miembros, o un oficial del Capítulo deberá leer dichas enmiendas en la próxima reunión del Capítulo.
10.3 Por el Capitulo. Las iniciativas de enmiendas a estos Reglamentos también podrán ser presentadas en cualquier reunión del Capítulo, por una resolución por escrito de la mayoría de la Junta de Gobernadores o por no menos de cinco (5) miembros en buen estado ético con derecho de voto. Si es aprobada por la mayoría de los miembros presentes, el Secretario del capítulo enviará una copia de las propuestas de enmienda a todos los miembros por lo menos siete (7) días antes de la próxima reunión. Si es aprobada por dos tercios (2/3) de los votos en dicha reunión, el Secretario del capítulo presentará las enmiendas propuestas a la Secretaría de la SOCIEDAD, para su aprobación por el Consejo de Miembros y su revisión por el Presidente Regional. Las modificaciones entrarán en vigor únicamente a la recepción de la notificación escrita de la aprobación por el Consejo de Miembros o de su representante autorizado de la SOCIEDAD.
ARTICULO XI – DISOLUCION
11.1 El Capítulo puede disolverse:
- con el consentimiento de no menos del sesenta (60) por ciento de los miembros de pleno derecho de este Capítulo con derecho a emitir votos, ya sea en persona o por poder, en una reunión especial convocada para ese propósito, o,
- por el voto de dos terceras partes de la Mesa Directiva de la SOCIEDAD después de haberse presentado un anuncio por escrito de los cargos y una notificación por correo certificado al Presidente del Capítulo para una audiencia con 60 días de anticipación y dando oportunidad para que los representantes del Capítulo puedan ser oídos ante la Mesa Directiva; o por un comité de no menos de tres miembros designados por la Mesa Directiva de la SOCIEDAD.
11.2 En el caso de disolución se deben liquidar todas las deudas y responsabilidades legalmente adquiridas por el Capítulo. Se dispondrá de los Fondos restantes en términos del artículo 11.3.
11.3 Con la disolución, todos los fondos y bienes del Capítulo serán transferidos a la SOCIEDAD.
11.4 En caso de que la SOCIEDAD no esté constituida o exenta de impuesto bajo las correspondientes regulaciones fiscales aplicables a organizaciones sin fines de lucro, los fondos se deberán transferir a una organización constituida sin fines de lucro exenta del pago de impuesto y con objetivos similares a la SOCIEDAD.
ARTICULO XII – ADOPCION
12.0 Estos Reglamentos serán completados y adoptados por mayoría de la Junta de Gobernadores. El Secretario deberá enviar copias por escrito de dichos reglamentos a todos los miembros, y de tanto en tanto, para actualización, los enviará a aquéllas personas que se conviertan en miembros del Capítulo.
Nota sobre algunas traducciones:
Board of Directos - Mesa Directiva
Board of Governors - Junta de Gobernadores
CRC (Committee) - Comité de Acción CRC
CRC (Conference) - Conferencia Regional de Capítulos (CRC)
CTTC - Transferencia de Tecnología (a capítulos)
DRC - Presidente Regional
GGAC - Comité de Actividades de Gobierno
Member in good standing - miembro de pleno derecho
Members Council - Consejo de Miembros
RVC - Vicepresidente Regional
Society - SOCIEDAD
Student Branches - Ramas estudiantiles